Le bureau dans le monde des affaires Fonctions, équipements et matériel



Le bureau dans le monde des affaires représente la partie de l'entreprise où les données reçues et émises sont traitées, afin de fournir les informations requises par l'organisation pour le développement normal de ses opérations ou activités.

Son importance est donnée car chaque entreprise qui produit des biens ou des services, quelle que soit la branche dans laquelle elle est spécialisée, a besoin d’un ensemble de personnes qui gèrent l’opération et gèrent les autres fonctions administratives. La plupart de ces personnes travaillent dans des bureaux.

La quantité de personnel dans un bureau peut varier, mais toutes les organisations, quel que soit leur type ou leur taille, ont besoin d'employés de bureau pour s'occuper des tâches quotidiennes. Les employés de bureau traitent de nombreux aspects différents d'une entreprise.

Ces aspects incluent la comptabilité, le traitement de texte et de données, les télécommunications et d’autres activités. Ils sont nécessaires dans tous les secteurs de l'économie, de la fabrication au transport.

La technologie apporte une contribution de base au bureau: elle permet de réaliser une plus grande quantité de travail sur une période plus courte.

Index

  • 1 fonctions
  • 2 Equipement et matériel
    • 2.1 Système téléphonique commercial et téléphones de bureau
    • 2.2 Ordinateurs
    • 2.3 Réseau informatique et connexion Internet
    • 2.4 Imprimantes multifonctions
    • 2.5 Destructeurs de papier
    • 2.6 Photocopieurs
    • 2.7 Projecteurs vidéo et écrans
    • 2.8 Equipement pour les commerçants
    • 2.9 meubles
    • 2.10 Fournitures et fournitures de bureau
  • 3 exemples d'emplois dans un bureau
    • 3.1 Rédacteurs / éditeurs sur des sites Web et des journaux
    • 3.2 Réceptionnistes
    • 3.3 Comptables
    • 3.4 Gestionnaires
    • 3.5 Appelez les centres d'appels
  • 4 références

Fonctions

- Les services importants fournis par le bureau incluent à la fois des services administratifs et d’autres services aux autres départements de l’organisation, qui ne peuvent fonctionner sans le bureau.

- Le bureau est aussi important dans une organisation que le cerveau dans le corps humain. Par conséquent, le bureau est le cerveau de l'entreprise. Il collecte des informations provenant de différentes sources internes et externes, les enregistre, les organise et les analyse pour les mettre à la disposition de la direction. Tous les types d’informations, passés et présents, sont disponibles au bureau.

- Le bureau agit également comme intermédiaire. Connecter le monde extérieur avec les différents départements et vice versa. Toutes les commandes sont reçues par le bureau. Connecter l'organisation avec les clients, les fournisseurs, le gouvernement et le grand public. Les relations publiques sont très importantes dans les bureaux modernes.

- c'est le cœur de toutes les activités commerciales; C'est comme un centre névralgique administratif. L'information sur les achats, les ventes, les finances et les communications circule depuis le bureau.

- c'est un centre de contrôle; c'est le moyen pour les politiques de l'entreprise d'agir. Lorsque l'entreprise se développe, chaque dirigeant a le pouvoir de prendre ses propres décisions et actions. Ainsi, chaque département aura son propre bureau, pour faciliter la gestion afin de définir ses plans et ses politiques.

Certaines actions clés menées dans les bureaux sont les suivantes:

  • Réunions
  • Appelez l'attention.
  • Convenez de la stratégie de l'entreprise.
  • Accepter les objectifs
  • Organisation de fichiers physiques et informatiques.
  • Attention au client.
  • Impression et copie de documents.

Equipement et matériel

L'équipement de bureau a évolué pour permettre une plus grande automatisation. La bureautique consiste à utiliser des machines pour effectuer des tâches répétitives et fastidieuses. Les équipes aident également les travailleurs à faire leur travail plus rapidement et plus efficacement.

Parmi les équipements que nous pouvons trouver dans un bureau sont:

Système téléphonique commercial et téléphones de bureau

Ce sont les principaux moyens de communication directe avec les clients et les fournisseurs.

Des ordinateurs

Traiter l'information, qui est actuellement l'âme de tout bureau. Ils sont également essentiels pour la communication, grâce au courrier électronique.

Réseau informatique et connexion Internet

Si l'information est l'âme de l'entreprise, les réseaux informatiques sont les artères qui transmettent ces informations dans tous les domaines de l'entreprise. Le câblage Ethernet, les routeurs et un modem sont nécessaires pour connecter le réseau local à Internet.

Imprimantes multifonctions

Lorsque les informations sont numériques, nous souhaitons les imprimer et, si elles sont imprimées, nous souhaitons les numériser. D'autre part, nous voulons le recevoir ou l'envoyer par fax. Ces équipes font tout.

Déchiqueteuses

Lors de la génération de papier imprimé, vous devez souvent le détruire. Le bureau est responsable des informations dont il dispose.

Photocopieurs

Principes fondamentaux pour faire des copies de documents.

Projecteurs vidéo et écrans

Utilisé pour les présentations dans la salle de réunion.

Equipement pour les marchands

Machines de point de vente et caisses enregistreuses.

Meubles

A l'intérieur du mobilier d'un bureau, on peut trouver:

  • Chaises
  • Bureaux
  • Cubicles
  • Classeurs
  • Tapis
  • Tables de réunion

Fournitures et fournitures de bureau

Certains des matériaux et fournitures nécessaires au fonctionnement d'un bureau sont:

- Feuilles blanches: Utilisées pour l’impression et la photocopie, pour l’écriture de petites notes et pour les présentations sur des tableaux à feuilles mobiles.

- Rouleau de papier: papier thermique pour fax, ruban adhésif, papier pour point de vente.

- Formulaires préimprimés: factures, déclaration fiscale, reçus de paiement, calendriers de bureau.

- Étiquettes et papier adhésif: étiquettes pour les dossiers, étiquettes de prix et post-it.

- Consommables pour l’impression: cartouches d’encre et cartouches de toner.

- Supports de stockage portables: mémoires USB et cartes mémoire.

- Attaches mécaniques: agrafes pour papier et papillon, agrafes.

- Fixations chimiques: ruban adhésif transparent, colle.

- Articles de nettoyage: vadrouilles, poubelles, bacs de recyclage, balais, savon, assainisseurs d’air, désinfectants, serviettes en papier et papier hygiénique.

- Petites machines: poinçons en papier, agrafeuses, agrafeuses, joints en caoutchouc, numéroteurs et taille-crayons.

- Stockage physique: dossiers, enveloppes, boîtes, étagères et organiseurs de bureau.

- Matériel d'écriture et correcteurs: crayons, stylos, marqueurs, ruban correcteur, liquide correcteur et gommes.

Exemples d'emplois dans un bureau

Rédacteurs / éditeurs sur des sites Web et des journaux

Les rédacteurs et les rédacteurs, qu'ils appartiennent à l'équipe de travail ou travaillent de chez eux, travaillent dans un bureau. Les auteurs créent du contenu pour des publications imprimées, des pages Web et des blogs. Les éditeurs corrigent le contenu qui a été écrit.

Réceptionnistes

Une réceptionniste travaille dans un bureau en recevant des clients et des fournisseurs, en écrivant des courriels, en répondant à des appels téléphoniques, en prenant des messages, en envoyant des courriels, en communiquant des appels téléphoniques avec certains employés et en les classant.

Le représentant du service clientèle doit être bien informé sur l’activité pour laquelle il travaille, ainsi que sur ses produits et services, afin d’aider les clients. Vous devez répondre aux appels et aux e-mails, prendre les commandes et émettre des remboursements.

Les comptables

Les comptables ou les comptables travaillent dans un environnement de bureau. Leurs tâches incluent la préparation des taxes, le paiement des factures, la réception des paiements, entre autres.

Les gestionnaires

Les gestionnaires de bureau gèrent le travail du bureau. Leurs tâches peuvent varier: embaucher, licencier ou planifier le travail du personnel, déléguer des fonctions, former de nouveaux employés, créer et appliquer des politiques de bureau, superviser l'équipe de travail, résoudre des situations et maintenir des systèmes informatiques.

Appeler les centres d'appels de soins

Les personnes qui travaillent dans un centre d'appels doivent répondre aux appels téléphoniques des clients de l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Vous devez leur donner des réponses à vos questions, recevoir des plaintes et traiter les commandes.

Références

  1. Rob Waugh (2017). Quelle est la prochaine pour la technologie de bureau? Le télégraphe. Small Business Connect. Tiré de: telegraph.co.uk.
  2. Université d'État (2018). Business Looking Into Computers and Office - Le bureau d'aujourd'hui, le monde du travail, les tendances dans le monde des affaires. Tiré de: careers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Comment l'ordinateur a changé le bureau pour toujours. BBC News Tiré de bbc.com.
  4. Wikipedia, l'encyclopédie libre (2018). Gestion de bureau Tiré de: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Notions de base de bureau. Tiré de: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Équipement de bureau essentiel pour démarrer une entreprise. Le solde des opérations et de la technologie. Tiré de: thebalance.com.