Fonctions et processus de gestion administrative

Le gestion administrative c'est l'ensemble des formes, des actions et des mécanismes qui permettent d'utiliser les ressources humaines, matérielles et financières d'une entreprise pour atteindre l'objectif proposé. Il repose sur quatre principes fondamentaux; l'ordre est le premier, chaque travailleur devant occuper le poste pour lequel il est qualifié.

Le manque d’ordre conduit à un travail moins efficace et à une mauvaise utilisation des ressources. Le deuxième principe est la discipline. dans la gestion administrative, la discipline est un aspect important, puisque les règles et les règles doivent être respectées et respectées par tous.

Le troisième principe est l'unité de commande. L'employé doit savoir à qui il rapporte son travail et de qui il recevra les commandes, afin d'éviter des messages erronés qui nuisent à la qualité du travail. Enfin, encourager et valoriser l’initiative dans le personnel est crucial pour motiver; Cela aura un impact positif sur l'environnement de travail et la réalisation des objectifs.

La gestion administrative est essentielle pour l'organisation, car elle constitue la base sur laquelle les tâches du groupe seront exécutées, formant également un réseau orienté vers les objectifs commerciaux.

Index

• 1 fonctions
  • 1.1 Réalisation des processus de gestion
  • 1.2 Embauche de personnel
  • 1.3 Sauvegarde des actifs
  • 1.4 Relations publiques
  • 1.5 Établir des séquences de travail
  • 1.6 Achat d'actifs immobilisés
  • 1.7 Conception et contrôle des formulaires
  • 1.8 Achat de papeterie et de fournitures de bureau
• 2 processus de gestion administrative
  • 2.1 Planification
  • 2.2 Organisation
  • 2.3 Adresse ou exécution
  • 2.4 contrôle
• 3 références

Fonctions

Réalisation des processus de gestion

Les processus de gestion doivent être correctement exécutés afin que les performances effectives dans chacune des fonctions administratives soient réalisées.

Celles-ci devraient inclure la planification, l’organisation, la direction et le contrôle, tous basés sur la réalisation des objectifs.

Recrutement

Il s’agit de la sélection, de la formation, du placement et de la rémunération du personnel. Pour atteindre les objectifs de l’organisation, il faut pouvoir compter sur le personnel approprié, raison pour laquelle l’intérêt de couvrir les besoins des employés tout en étant fidèle à l’organisation doit être maintenu.

Sauvegarde des actifs

Les actifs d'une organisation doivent être protégés contre toute utilisation abusive, perte ou dommage causé par un vol, un incendie ou tout autre moyen.

Pour cette raison, il est nécessaire de conserver un enregistrement adéquat pour chaque type d’actif, ce qui rend le personnel responsable de son utilisation correcte et de sa garde.

Relations publiques

L'une des fonctions importantes de la gestion administrative est la mise en place et le maintien de différentes lignes de communication entre l'organisation et le public qui lui est associé (clients, actionnaires, employés, fournisseurs, consommateurs).

Établir des séquences de travail

Pour une performance stable et sans interruption du travail administratif, des systèmes et des procédures de routines définies doivent être développés. Ceci est motivé par le caractère d'interdépendance et d'interrelation entre les tâches spécifiques de chaque département.

Achat d'immobilisations

Dans chaque département, des immobilisations adéquates sont nécessaires pour assurer une performance économique et efficiente du travail effectué. Par conséquent, une procédure standard doit être suivie pour la sélection et l’achat de chaque type d’actif immobilisé requis.

Un aspect important est d'effectuer une détection et une évaluation du besoin réel de l'actif, évitant ainsi des dépenses inutiles qui ont un impact sur les finances de l'entreprise.

Conception et contrôle des formes

Étant donné que le travail administratif présente des caractéristiques particulières, les formulaires utilisés doivent être conçus de manière à fournir les informations requises de manière adéquate.

L'administration a le devoir de concevoir ces formulaires et d'essayer de normaliser leur utilisation afin de réduire les coûts.

Achat de papeterie et de fournitures de bureau

Ces articles doivent couvrir les besoins des utilisateurs, car ils affecteront l'exécution systématique et rapide du travail effectué.

Par conséquent, il est important d'assurer la normalisation, la sélection et l'achat de ces intrants, ainsi que leur distribution aux autres services, le cas échéant

Processus de gestion administrative

La planification

La planification est la pierre angulaire de ce processus, car cela conduira à des actions ultérieures à suivre. Pour mener à bien un processus efficace, il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants:

- Avoir des objectifs clairs.

- Etudier l'environnement dans lequel le travail sera effectué.

- Identifier et assigner les tâches qui aideront à atteindre les objectifs.

- Réaliser un plan complet de réalisations, en soulignant les éléments créatifs qui aident à effectuer efficacement le travail.

- Déterminer les politiques, méthodes et procédures requises pour l'exécution du travail.

- Créer des systèmes d’alerte permettant d’anticiper les actions face à des problèmes futurs.

- Actualiser constamment les plans en tenant compte des résultats des contrôles exercés sur eux.

Organisation

Pour réussir, toutes les ressources humaines, financières et matérielles liées au travail à réaliser doivent être coordonnées.

Cela implique la mise en place d'un ensemble de règles et d'affectations de tâches qui doivent être rigoureusement suivies par les personnes impliquées. Certaines de ces activités sont:

- Diviser le travail en fonction des unités d'exploitation.

- Grouper les tâches par tâches.

- Structurer les unités opérationnelles avec des critères de maniabilité et d'affinité du travail.

- Sélectionnez le personnel qui possède les compétences requises pour un travail particulier.

- Établir des ajustements dans les activités réalisées, en fonction des résultats des contrôles du même spectacle.

Direction ou exécution

Pour respecter les stratégies planifiées et organisées, il est nécessaire de prendre les mesures qui les initient et de leur donner une continuité.

Parmi ces mesures, il y a la direction de l'activité et la promotion du développement de l'employé dans le travail et le personnel, afin que cette motivation se traduise par la réalisation efficace de l'objectif. Ces stratégies peuvent être:

- Guidez et encouragez le groupe à atteindre l'objectif.

- Établir une communication directe, ouverte et transparente avec chacun des acteurs, directement ou indirectement, au travail.

- Développer le potentiel de chaque membre.

- Créer des incitations pour les employés qui excellent dans certains critères préétablis, tels que la créativité, la rapidité d'exécution, entre autres.

- Mettre en place des mécanismes d'évaluation constante du processus d'exécution, afin de rectifier les actions si nécessaire.

Contrôle

Il est important de mettre en œuvre des stratégies pour vérifier que ce qui est planifié, organisé et exécuté progresse de manière satisfaisante et efficace pour atteindre l’objectif.

Cela permettra de prendre des décisions pour remplacer les activités ou réorienter le processus, ce qui permettra de l’optimiser. Celles-ci pourraient être certaines des actions à suivre:

- Établir des comparaisons des résultats avec les plans généraux de l'entreprise.

- Évaluer le produit du travail, basé sur les normes de performance de la même chose.

- Rendre publics les moyens à utiliser dans les mesures.

- Communiquer les suggestions au personnel responsable afin de corriger les actions nécessaires.

Références

1. Money Matters (2018). Fonctions de gestion administrative des bureaux modernes. Apprentissage de compte Tiré de: accountlearning.com.
2. Mon guide MBA (2018). Fonctions administratives ou de gestion d'un bureau. Tiré de: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Gestion administrative Tiré de: managers-net.com.
4. ABCM (2018). Découvrez l'importance de la gestion administrative pour les entreprises. Tiré de: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Cinq fonctions de gestion (Fayol). Toolshero. Tiré de: toolshero.com.