Fonctions, fonctions et importance du service des achats



Le service commercial est la section d'une entreprise chargée de toutes les activités d'acquisition de matières premières, de pièces de rechange, de services, etc., selon les exigences de l'organisation. Il fournit un service qui est la colonne vertébrale de nombreuses organisations industrielles, de détail et militaires.

Il s'assure que les fournitures nécessaires au fonctionnement de l'entreprise sont commandées et maintenues en stock. Ce département est au centre de la gestion réussie de la chaîne logistique. Il est responsable de minimiser le coût des produits commandés, de contrôler les niveaux de stock et d'établir des relations solides avec les fournisseurs.

Un bon service achats exigera la qualité des fournisseurs et suivra les commandes du début à la réception. Aidez les autres départements à identifier les besoins, à gérer le processus de réquisition et à obtenir des prix compétitifs. Ils agissent généralement comme contrôleurs pour assurer le respect des budgets.

Index

  • 1 caractéristiques
    • 1.1 Agir comme conseiller de confiance auprès de la haute direction
    • 1.2 Promouvoir l'innovation des fournisseurs
    • 1.3 Fournir des connaissances sur les données clés du fournisseur
    • 1.4 Gérer et atténuer les risques de la chaîne d'approvisionnement
    • 1.5 Promouvoir la dotation agile et le développement des talents
  • 2 fonctions
    • 2.1 Obtention de matériaux
    • 2.2 Évaluer les prix
    • 2.3 Approbation préalable des fournisseurs
    • 2.4 Suivi des commandes
    • 2.5 Travail de bureau
    • 2.6 Conformité à la politique
  • 3 importance
    • 3.1 Obtenir des coûts inférieurs
    • 3.2 Prévenir l'insuffisance des matériaux
    • 3.3 Améliorer la qualité
    • 3.4 Gérer les relations
    • 3.5 Recherche d'innovation
  • 4 références

Caractéristiques

Agir comme conseiller de confiance auprès de la haute direction

Le service des achats participe à la planification de l'entreprise et au budget à un niveau élevé. Cela permet de concevoir des coûts d'ingénierie inverse et d'explorer des alternatives potentiellement moins coûteuses et / ou de meilleure qualité.

Stimuler l'innovation des fournisseurs

Plus que demander le prix le plus bas, le service des achats travaille avec les fournisseurs pour réduire le coût sous-jacent de leurs produits et services.

Ils sont intimement impliqués dans "le cycle de vie de l'innovation", de l'idée initiale à la fabrication et à l'amélioration continue.

Fournir des connaissances sur les données clés du fournisseur

Les entreprises peuvent utiliser ces informations pour créer des analyses prédictives, offrant ainsi un aperçu plus approfondi des marchés.

Gérer et atténuer les risques de la chaîne d'approvisionnement

Les crises économiques ont montré la valeur de la vigilance quant à la stabilité des fournisseurs. Le service des achats a une vision beaucoup plus précise de ce domaine que toute autre partie de l'organisation.

Promouvoir la dotation agile et le développement des talents

Il est nécessaire de traverser les frontières fonctionnelles et géographiques pour trouver les bons candidats au service des achats.

Dans certains cas, la réponse réside dans l'externalisation ou l'utilisation d'organisations de services partagés.

Fonctions

Obtention de matériel

Pour une entreprise de fabrication, cela pourrait inclure des matières premières, mais cela pourrait également inclure des outils, des machines ou même les fournitures de bureau nécessaires pour l'équipe de vente et les secrétaires.

Dans une entreprise de vente au détail, le service des achats doit s’assurer qu’il ya toujours suffisamment de produits dans les rayons ou dans les magasins pour que le magasin reste bien approvisionné.

Il est particulièrement important de garder l’entrepôt à un niveau raisonnable. Investir un excédent d'argent dans des stocks pourrait générer des problèmes de stock et un manque de capital pour d'autres types de dépenses, telles que la recherche et le développement, ou la publicité.

Évaluer les prix

Un service des achats est chargé d'évaluer en permanence si vous recevez les articles au meilleur prix possible, afin de maximiser la rentabilité.

Vous devez comparer les prix afin de trouver les meilleurs fournisseurs avec les prix les plus raisonnables pour les commandes de la taille spécifique de l'entreprise.

Le service des achats peut communiquer avec des fournisseurs alternatifs, négocier de meilleurs prix pour des commandes plus volumineuses ou découvrir la possibilité d’obtenir des produits à un prix inférieur auprès d’autres sources variées.

Pré-approbation des fournisseurs

Le service des achats évalue les fournisseurs en termes de prix, de qualité, d’avis des clients et de temps pour compléter les commandes, en établissant une liste de fournisseurs agréés.

Suivre les commandes

Les commandes sont documentées avec des bons de commande. Celles-ci spécifient des informations importantes sur les matériaux commandés, ainsi que la quantité demandée.

Ces formulaires permettent de s'assurer que les produits commandés sont reçus et de suivre le temps nécessaire à la réalisation des commandes.

Travail de bureau

Le service des achats gère toute la documentation relative à l'achat et à la livraison des matériels.

Cela signifie travailler en étroite collaboration avec le service de la comptabilité, afin de s’assurer qu’il ya suffisamment d’argent pour acheter les articles, que les flux de trésorerie se font en douceur et que tous les paiements sont effectués à temps.

Conformité à la politique

Avant de procéder à un achat, le service des achats doit s’assurer qu’il respecte les formalités requises pour l’acquisition et l’approbation du budget et doit s’assurer que le matériel est acheté conformément à la politique générale de l’organisation.

Importance

Obtenir des coûts inférieurs

Le service des achats joue un rôle important dans la maximisation des bénéfices de l'entreprise. Comparer les prix et négocier avec les fournisseurs pour que l'entreprise obtienne le meilleur prix possible sur les produits nécessaires.

Il peut également permettre de réaliser des économies en tirant parti des garanties et des rabais que ceux qui ne sont pas des spécialistes oublient généralement.

Cela permet d'économiser, en offrant une meilleure transparence au détriment de l'entreprise. Cela permettra de négocier de meilleurs contrats et de libérer des flux de trésorerie.

Prévenir l'insuffisance des matériaux

Le service des achats doit identifier les produits critiques pour l'entreprise et prendre les mesures appropriées pour protéger sa chaîne d'approvisionnement.

Pour garantir que des matériaux insuffisants n'affectent pas la productivité, le service des achats utilise des techniques telles que le sourcing multiple.

Avoir plusieurs sources signifie utiliser plusieurs fournisseurs qui proposent les mêmes produits. En cas de problème avec un fournisseur, les commandes peuvent être augmentées à un autre pour compenser la défaillance.

Améliorer la qualité

Le service des achats contribue à améliorer la qualité en définissant des objectifs de performance. Ensuite, il suit les performances réelles par rapport à ces objectifs.

Il est essentiel de mesurer les caractéristiques de qualité en utilisant des indicateurs d'attributs, tels que la durabilité, l'apparence du produit ou la rapidité de livraison.

Nous travaillons en étroite collaboration avec les fournisseurs pour développer leurs processus et les aider à améliorer la qualité.

Gérer les relations

Le défi du service des achats consiste à intéresser le fournisseur à travailler avec l'entreprise. Faire en sorte que le fournisseur investisse dans une relation à long terme.

Le département doit également gérer les relations au sein de l'entreprise. Vous devez travailler avec des parties prenantes internes, telles que le marketing, la finance, la logistique et la distribution, pour vous assurer que tous sont alignés.

Recherche d'innovation

Étant donné que le service des achats est toujours en contact avec une variété d’entreprises externes, il est idéalement placé pour acquérir des produits innovants pouvant apporter un avantage concurrentiel à l’entreprise en termes de prix, de qualité ou de commodité.

Références

  1. Alexis Writing (2018). Quelles sont les fonctions d'un service des achats dans une organisation? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
  2. Wikipedia, l'encyclopédie libre (2018). Gestion des achats Tiré de: en.wikipedia.org.
  3. Kaylee Finn (2018). Rôles d'un service des achats en entreprise. bizfluent.com
  4. BDC (2018). 6 façons dont le service des achats peut améliorer votre entreprise. Tiré de: bdc.ca.
  5. Robert Bowman (2014). Les cinq caractéristiques des organisations d'approvisionnement de classe mondiale. Forbes Tiré de: forbes.com.