Éléments de contrôle comptable interne, objectifs et exemple

Le contrôle comptable interne couvre les méthodes mises en place par une entreprise pour assurer l'intégrité des informations financières et comptables, atteindre les objectifs opérationnels et de rentabilité et transmettre les politiques de gestion à travers toute l'organisation. Celles-ci chevauchent les procédures d'exploitation normales d'une entreprise.

Cette superposition répond à l'intention de protéger les actifs, de minimiser les erreurs et de s'assurer que les opérations sont effectuées de manière approuvée. Il n'y a pas de systèmes de contrôle interne identiques, mais de nombreuses philosophies de contrôle en matière d'intégrité financière et de pratiques comptables sont devenues des pratiques de gestion standard.

Le contrôle interne a un prix, à savoir que les activités de contrôle ralentissent souvent le flux naturel des processus d'une entreprise, ce qui peut réduire son efficacité globale. Un concept clé est que même le système de contrôle interne le plus complet n'élimine pas complètement le risque de fraude ou d'erreur.

Il y aura toujours des incidents, généralement dus à des circonstances imprévues ou à un effort indûment déterminé de quelqu'un qui veut commettre une fraude.

Index

• 1 Eléments du contrôle comptable interne
  • 1.1 Séparation des tâches
  • 1.2 Contrôles d'accès
  • 1.3 Audits physiques
  • 1.4 Documentation standardisée
  • 1.5 Soldes d'essai
  • 1.6 Réconciliations périodiques
  • 1.7 Autorité d'approbation
• 2 objectifs
  • 2.1 Sauvegarder les actifs de l'entreprise
  • 2.2 Garantir la fiabilité et l'intégrité de l'information financière
  • 2.3 Assurer le respect des lois
  • 2.4 Promouvoir des opérations efficaces et efficientes
  • 2.5 Réalisation des buts et objectifs
• 3 exemple
• 4 références

Eléments de contrôle comptable interne

Séparation des tâches

La séparation des tâches implique la division des responsabilités en matière de comptabilité, de dépôts, de reporting et d'audit. Les tâches supplémentaires sont séparées, il y a moins de chance qu'un seul employé commette des actes frauduleux.

Pour les petites entreprises qui ne comptent que quelques employés en comptabilité, le partage des responsabilités entre deux personnes ou plus, ou l’examen des tâches critiques par des collègues, peuvent servir le même objectif.

Contrôles d'accès

Contrôlez l'accès à différentes parties d'un système de comptabilité grâce à des mots de passe, des verrous et des enregistrements d'accès électroniques pouvant empêcher les utilisateurs non autorisés de sortir du système, tout en permettant de vérifier l'utilisation du système pour identifier la source. d'erreurs ou de divergences.

Audits physiques

Les audits physiques comprennent le comptage manuel des liquidités et de tout actif physique enregistré dans le système comptable; par exemple, inventaires, matériaux et outils.

Le recomptage physique peut révéler des écarts bien cachés dans les soldes des comptes, qui sont ignorés dans les enregistrements électroniques.

Le montant en espèces aux points de vente peut être effectué quotidiennement ou même plusieurs fois par jour. Les projets plus importants, tels que le décompte manuel des stocks, devraient être effectués moins fréquemment, peut-être tous les trois mois.

Documentation standardisée

La normalisation des documents utilisés pour les transactions financières, telles que les factures, les demandes de fournitures internes, les encaissements et les notes de frais de déplacement, peut contribuer à la cohérence de la tenue des dossiers au fil du temps.

L'utilisation de formats de documents standard peut faciliter l'examen des enregistrements antérieurs en recherchant l'origine de certaines différences dans le système. L’absence de standardisation peut entraîner l’oubli ou l’interprétation erronée des éléments.

Balances de test

L'utilisation d'un système de comptabilité à double entrée renforce la fiabilité en veillant à ce que les livres soient toujours équilibrés. Malgré cela, des erreurs peuvent provoquer un déséquilibre du système à tout moment.

Le calcul des balances de test quotidiennes ou hebdomadaires peut fournir des informations périodiques sur l'état du système. Cela vous permet de découvrir et d'étudier les écarts dès que possible.

Réconciliations périodiques

Les rapprochements comptables peuvent garantir que les soldes du système comptable correspondent aux soldes des comptes d'autres entités, telles que les banques, les fournisseurs et les clients à crédit.

Par exemple, un rapprochement bancaire consiste à comparer les soldes de trésorerie et les enregistrements de dépôts et de recettes entre le système comptable et les relevés bancaires.

Les différences entre ces types de comptes complémentaires peuvent révéler des erreurs ou des divergences dans les comptes eux-mêmes. Ils peuvent également montrer que les erreurs peuvent provenir des autres entités.

Autorité d'approbation

Exiger que des responsables spécifiques autorisent certains types de transactions peut ajouter une couche de responsabilité aux enregistrements comptables. Cela montre que les transactions ont été visualisées, analysées et approuvées par les autorités correspondantes.

L'exigence d'une approbation pour pouvoir effectuer des dépenses et des paiements importants empêche les employés sans scrupules d'exécuter des transactions frauduleuses importantes avec les fonds de l'entreprise.

Objectifs

Protéger les actifs de l'entreprise

Des contrôles internes bien conçus protègent les actifs des pertes. La perte pourrait être une perte accidentelle, qui résulte d’erreurs commises par des personnes. Il pourrait également s'agir d'une perte intentionnelle, résultant d'activités frauduleuses intentionnelles.

Garantir la fiabilité et l'intégrité de l'information financière

Les contrôles internes garantissent que la direction dispose d'informations précises, opportunes et complètes, y compris des registres comptables, pour planifier, contrôler et rendre compte des opérations commerciales.

Assurer le respect des lois

Les contrôles internes permettent de s'assurer que la société respecte les nombreuses lois et réglementations nationales, nationales et locales qui affectent les opérations commerciales.

Promouvoir des opérations efficaces et efficientes

Les contrôles internes offrent un environnement dans lequel les gestionnaires et le personnel peuvent optimiser l’efficacité et l’efficience des opérations.

Réalisation des buts et objectifs

Le système de contrôles internes fournit un mécanisme permettant à la direction de superviser la réalisation des buts et objectifs opérationnels.

Exemple

Les actifs liquides nécessitent toujours plus de protection que les actifs non liquides, car ils sont plus faciles à voler; Par exemple, prenez de l'argent comptant.

L'argent comptant est l'actif le plus liquide et peut facilement être volé par n'importe quel employé qui le gère. Pour protéger les liquidités de l'entreprise, des contrôles internes spéciaux sont mis en place.

Le contrôle interne de la séparation des tâches est souvent utilisé en espèces. Ce contrôle exige que la personne qui reçoit l'argent du client et la personne qui enregistre le reçu de caisse dans le système de comptabilité ne soient jamais le même employé.

En fait, certains systèmes de contrôle interne vont encore plus loin et obligent un employé à encaisser l’argent, un autre à la banque et un autre à enregistrer dans le système comptable.

En segmentant les tâches de chaque employé, aucune personne ne peut encaisser, déposer et enregistrer la vente dans la comptabilité. Cela empêche la fraude, car une personne ne peut pas empocher une partie des espèces collectées et enregistrer un montant inférieur du reçu de caisse dans le système comptable.

Références

1. Steven Bragg (2018). Contrôle interne Outils de comptabilité. Tiré de: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Contrôles internes Tiré de: investopedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Contrôles internes en comptabilité: définition, types et exemples. Étude Tiré de: study.com.
4. Université de Washington (2018). Contrôles internes Tiré de: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Quels sont les sept procédures de contrôle interne en comptabilité? Smallbusiness - Chron. Tiré de: smallbusiness.chron.com.
6. Mon cours de comptabilité (2018). Que sont les contrôles internes? Tiré de: myaccountingcourse.com.